WhatsApp для стоматологии: как использовать его для записи и напоминаний пациентам

Стоматологии подключают официальный WhatsApp, чтобы пациент записывался, получал подтверждение и напоминание накануне приёма в привычной переписке. Подключение линии в WazzaBee занимает 15 минут, подписка 29 900 ₸ в месяц.

Знакомая картина: у администратора на линии пациент, а в WhatsApp уже ждут три сообщения «а на завтра есть время?». Вечером кто-то обзванивает записанных на утро, половина не берёт трубку. Утром кресло простаивает, потому что пациент просто забыл про приём.

Пациенты давно пишут, а не звонят. Вопрос в том, куда они пишут: на личный номер администратора, который уйдёт вместе с ним, или в канал клиники, где переписку видит вся регистратура. В этой статье про сам канал: какие сообщения отправлять, готовые тексты шаблонов, автоответ ночью, меню-бот и цена одного напоминания. Про электронную запись, карточки пациентов и план лечения мы подробно писали в статье «CRM для клиники и стоматологии».

Зачем стоматологии официальный WhatsApp?

Затем, что пациенты уже пишут в WhatsApp, а официальный канал позволяет клинике отвечать всей сменой из одного кабинета и писать пациенту первой: подтверждение, напоминание, приглашение на контроль. Переписка при этом принадлежит клинике, а не телефону сотрудника.

Какие сообщения стоматология отправляет пациентам в WhatsApp?

Четыре основных: подтверждение записи, напоминание накануне приёма, сообщение после лечения и напоминание о повторном осмотре. Все четыре оформляются как шаблоны категории UTILITY: они про конкретную запись пациента и без рекламы.

Шаблон нужен потому, что напоминание уходит, когда пациент давно не писал. Обычное сообщение в WhatsApp Business API доходит, только пока открыто 24-часовое окно после сообщения клиента. Шаблон заранее проверяет Meta, в WazzaBee он создаётся в разделе «Шаблоны» на вкладке «HSM (WABA)». Все правила модерации собраны в инструкции «Шаблоны сообщений: быстрые ответы и HSM».

Meta относит шаблон к UTILITY, когда выполняются два условия: в тексте нет продажи и есть конкретика, то есть дата, время, врач. Слова «скидка», «акция», «приглашаем», «успейте» переводят шаблон в MARKETING, а маркетинговые сообщения дороже.

Какие тексты шаблонов для стоматологии можно взять готовыми?

Ниже пять текстов, которые можно скопировать в форму создания шаблона и отправить на модерацию Meta. Вместо {{1}}, {{2}} и других переменных при отправке подставляются имя пациента, дата, время и врач.

Каждый текст заканчивается словами, а не переменной. Это техническое правило Meta: шаблон, где переменная стоит в самом начале или в самом конце, отклоняют сразу.

Кнопки быстрого ответа экономят деньги. Пациент нажимает «Приду», и для WhatsApp это полноценный ответ: открывается 24-часовое окно, и администратор целые сутки пишет обычными сообщениями. В шаблон помещается до 10 кнопок быстрого ответа.

Чего в шаблонах быть не должно: диагнозов, результатов снимков и подробностей лечения. В сообщение выносится только организационная часть: дата, время, врач, адрес, что взять с собой. Всё, что касается здоровья пациента, остаётся на приёме у врача.

Как настроить приветствие и автоответ в нерабочее время?

В разделе «Автоответы» есть два правила: «Первое сообщение» встречает нового пациента, «Нерабочее время» отвечает тем, кто пишет вне графика клиники. Правила включаются по отдельности.

Пример приветствия: «Здравствуйте! Спасибо, что написали в стоматологию. Администратор уже видит ваше сообщение и скоро ответит». Пример ответа ночью: «Здравствуйте! Сейчас клиника закрыта, мы работаем с 9:00 до 20:00. Напишите удобный день и время, утром администратор подтвердит запись».

• Если пациент пишет впервые и ночью, ему придёт один автоответ, про нерабочее время.
• График считается по часовому поясу из «Настройки → Уведомления». Проверьте, что там выбран ваш город.
• Можно указать смену через полночь, например с 20:00 до 08:00.
• Пауза между автоответами по умолчанию 6 часов: пациент не получит ответ на каждое своё сообщение подряд.
• Автоответ виден в переписке с подписью «автоответ» и тарифицируется так же, как ответ администратора.

Вместо своего текста на линии WhatsApp Business можно выбрать одобренный шаблон без переменных. Пошаговая настройка есть в инструкции «Автоответы: приветствие и ответ в нерабочее время».

Как меню-бот помогает регистратуре стоматологии?

Меню-бот отвечает пациенту меню с пунктами, например «Цены», «Адрес и график», «Записаться», «Позвать администратора». Пациент сам находит ответ на частый вопрос, а администратор подключается, когда он действительно нужен. Шаблон и одобрение Meta для меню-бота не нужны.

• Когда запускается: по ключевому слову, например «Меню», на первое сообщение нового пациента или вручную из чата кнопкой «Отправить меню».
• Что отвечает: текст, следующее меню, прайс в PDF или фото до 15 МБ, запрос геолокации.
• Что делает: передаёт диалог менеджеру с меткой «Ждёт менеджера», ставит тег чата, создаёт или двигает сделку в CRM.
• Ограничение WhatsApp: бот отвечает только на сообщение пациента в течение 24 часов. Первым или в рассылке меню отправить нельзя, для этого есть шаблоны с кнопками.

Бот собирается в разделе «Шаблоны» на вкладке «Меню-боты» кнопкой «Создать бота». Что умеет бот и под какие ниши он подходит, читайте в статье «Чат-бот для WhatsApp», а настройку по шагам в инструкции по меню-ботам.

Почему не стоит вести пациентов с личного номера администратора?

Потому что база пациентов уходит вместе с сотрудником или с его телефоном. В официальном канале переписка и контакты хранятся в кабинете клиники, доступ сотрудникам выдаётся и снимается.

• Вся смена регистратуры отвечает в одном окне, параллельно, без пересылки скриншотов.
• Руководитель видит переписку и время ответа, а не узнаёт о проблеме из отзыва.
• Неофициальные способы подключения рискованны: Meta блокирует такие номера, а вместе с номером уходит и база пациентов.

Сколько стоит напоминание пациенту в WhatsApp?

Одно напоминание шаблоном UTILITY стоит 13,60 ₸. Если стоматология отправляет 500 напоминаний в месяц, это 6 800 ₸ плюс подписка линии 29 900 ₸ в месяц.

В подписку 29 900 ₸ входят кабинет с чатами, общий чат команды, владелец и 3 сотрудника, рассылки по базе (сами сообщения оплачиваются), интеграции с Битрикс24 и amoCRM, публичный API и вебхуки. CRM WazzaBee, ИИ-офис и телефония подключаются отдельно.

Сообщения тарифицирует Meta по своим правилам. С 1 октября 2026 года Казахстан стал для Meta отдельным рынком, и сервисные ответы тоже стали платными.

Где взять онлайн-запись и автоматические напоминания?

Онлайн-запись, календарь врачей и напоминания по времени записи даёт CRM WazzaBee, она продаётся отдельно от линии. В CRM есть раздел «Роботы» с колонкой «Запись к специалисту» и событиями «Перед визитом» и «После визита».

Робот подставляет в шаблон дату визита, время, специалиста и услугу. Перенесли запись, и напоминание придёт к новому времени. Отменили или пациент не пришёл, и робот ему не пишет. Как это настроить, рассказано в инструкции «Статусы, подтверждение и перенос записи».

Если у клиники уже есть своя медицинская система, она может отправлять подтверждения и напоминания сама через открытый REST API. Без CRM и без своей системы шаблон отправляется вручную из чата или рассылкой по базе.

Как запустить WhatsApp в стоматологии по шагам?

1. Зарегистрируйтесь на wazzabee.com и подключите официальный WhatsApp, это 15 минут. Порядок действий описан в инструкции «Подключение WhatsApp WABA».
2. Добавьте администраторов регистратуры в разделе «Команда».
3. Откройте «Шаблоны» → «HSM (WABA)» → «Создать» и заведите подтверждение, напоминание, сообщение после лечения и повторный осмотр в категории UTILITY. Дождитесь статуса «Одобрен».
4. В разделе «Автоответы» включите «Первое сообщение» и «Нерабочее время», укажите график клиники.
5. В «Шаблоны» → «Меню-боты» соберите меню с ценами, адресом и кнопкой «Позвать администратора».
6. Решите, как уходят напоминания: вручную из чата, рассылкой по базе, роботами CRM WazzaBee или из вашей системы через API.

Все сценарии для медицины, от подтверждения записи до приглашения на контроль, собраны на странице «WhatsApp для клиники».