Стоматологияға арналған WhatsApp: пациенттерді жазу және оларға ескерту жіберу үшін қалай пайдалану керек

Стоматологиялар ресми WhatsApp-ты пациент жазылып, жазылуды растау мен қабылдау алдындағы ескертуді үйреншікті чатта алуы үшін қосады. WazzaBee-де желіні қосу 15 минут алады, жазылым айына 29 900 ₸.

Таныс жағдай: әкімшінің телефонында пациент күтіп тұр, ал WhatsApp-та «ертеңге бос уақыт бар ма?» деген үш хабарлама жауапсыз жатыр. Кешке біреу таңертеңгі пациенттерге қоңырау шалады, жартысы телефон алмайды. Таңертең кресло бос тұрады, өйткені пациент қабылдауды жай ұмытып кеткен.

Пациенттер бұрыннан қоңырау шалмай, жазады. Мәселе олардың қайда жазатынында: әкімшінің жеке нөміріне ме, ол жұмыстан кетсе, нөмір де бірге кетеді, әлде бүкіл тіркеу бөлімі көретін клиника арнасына ма. Бұл мақала арнаның өзі туралы: қандай хабарлама жіберу керек, дайын үлгі мәтіндері, түнгі автожауап, мәзір-бот және бір ескертудің бағасы. Электрондық жазылу, пациент карточкалары мен емдеу жоспары туралы «Клиника мен стоматологияға арналған CRM» мақаласында толық жаздық.

Стоматологияға ресми WhatsApp не үшін керек?

Пациенттер онсыз да WhatsApp-қа жазады, ал ресми арна клиникаға бір кабинеттен бүкіл ауысыммен жауап беруге және пациентке бірінші жазуға мүмкіндік береді: растау, ескерту, бақылау қабылдауына шақыру. Хат алмасу қызметкердің телефонына емес, клиникаға тиесілі болады.

Стоматология пациенттерге WhatsApp-та қандай хабарлама жібереді?

Негізгі төртеу: жазылуды растау, қабылдау алдындағы ескерту, емнен кейінгі хабарлама және қайта тексеру туралы ескерту. Төртеуі де UTILITY санатындағы үлгі ретінде жасалады: олар пациенттің нақты жазылуы туралы және жарнамасыз.

Үлгі керек, өйткені ескерту пациент ұзақ уақыт жазбаған кезде жіберіледі. WhatsApp Business API-де қарапайым хабарлама клиент жазғаннан кейінгі 24 сағаттық терезе ашық тұрғанда ғана жетеді. Үлгіні Meta алдын ала тексереді, WazzaBee-де ол «Үлгілер» бөлімінің «HSM (WABA)» қойындысында жасалады. Модерация ережелерінің бәрі «Хабарлама үлгілері: жылдам жауаптар және HSM» нұсқаулығында жиналған.

Meta үлгіні екі шарт орындалғанда UTILITY санатына жатқызады: мәтінде сату жоқ және нақты дерек бар, яғни күні, уақыты, дәрігері. «Жеңілдік», «акция», «шақырамыз», «үлгеріңіз» сияқты сөздер үлгіні MARKETING санатына ауыстырады, ал маркетингтік хабарламалар қымбатырақ.

Стоматологияға арналған қандай үлгі мәтіндерін дайын күйінде алуға болады?

Төменде бес мәтін бар, оларды үлгі құру формасына көшіріп, Meta модерациясына жіберуге болады. Жіберу кезінде {{1}}, {{2}} және басқа айнымалылардың орнына пациенттің аты, күні, уақыты және дәрігер қойылады.

Әр мәтін айнымалымен емес, сөзбен аяқталады. Бұл Meta-ның техникалық ережесі: айнымалы мәтіннің дәл басында немесе дәл соңында тұрған үлгіні бірден қабылдамайды.

Жылдам жауап батырмалары ақша үнемдейді. Пациент «Келемін» батырмасын басады, ал WhatsApp үшін бұл толыққанды жауап: 24 сағаттық терезе ашылады, әкімші тәулік бойы қарапайым хабарламамен жаза алады. Үлгіге 10-ға дейін жылдам жауап батырмасы сыяды.

Үлгілерде болмауы керек нәрсе: диагноз, сурет нәтижелері және емдеу егжей-тегжейі. Хабарламаға тек ұйымдастыру бөлігі шығарылады: күні, уақыты, дәрігер, мекенжай, өзіңізбен не алу керек. Пациенттің денсаулығына қатысты бәрі дәрігердің қабылдауында қалады.

Сәлемдесуді және жұмыстан тыс уақыттағы автожауапты қалай баптауға болады?

«Автожауаптар» бөлімінде екі ереже бар: «Алғашқы хабарлама» жаңа пациентті қарсы алады, «Жұмыстан тыс уақыт» клиника кестесінен тыс жазғандарға жауап береді. Ережелер бөлек қосылады.

Сәлемдесу мысалы: «Сәлеметсіз бе! Стоматологияға жазғаныңызға рақмет. Әкімші хабарламаңызды көрді, жақын арада жауап береді». Түнгі жауап мысалы: «Сәлеметсіз бе! Қазір клиника жабық, біз 9:00-ден 20:00-ге дейін жұмыс істейміз. Ыңғайлы күн мен уақытты жазыңыз, таңертең әкімші жазылуды растайды».

• Пациент алғаш рет және түнде жазса, оған бір ғана автожауап келеді, жұмыстан тыс уақыт туралы.
• Кесте «Баптаулар → Хабарландырулар» бөліміндегі уақыт белдеуі бойынша есептеледі. Онда өз қалаңыз таңдалғанын тексеріңіз.
• Түн ортасынан ауысатын кестені де көрсетуге болады, мысалы 20:00-ден 08:00-ге дейін.
• Автожауаптар арасындағы үзіліс әдепкіде 6 сағат: пациент әр хабарламасына қатарынан жауап алмайды.
• Автожауап чатта «автожауап» белгісімен көрінеді және әкімшінің жауабы сияқты тарифтеледі.

WhatsApp Business желісінде өз мәтініңіздің орнына айнымалысыз мақұлданған үлгіні таңдауға болады. Қадамдық баптау «Автожауаптар: сәлемдесу және жұмыстан тыс уақыттағы жауап» нұсқаулығында бар.

Мәзір-бот стоматологияның тіркеу бөліміне қалай көмектеседі?

Мәзір-бот пациентке тармақтары бар мәзірмен жауап береді, мысалы «Бағалар», «Мекенжай және кесте», «Жазылу», «Әкімшіні шақыру». Пациент жиі қойылатын сұраққа жауапты өзі табады, ал әкімші шын керек кезде қосылады. Мәзір-бот үшін үлгі де, Meta мақұлдауы да қажет емес.

• Қашан іске қосылады: кілт сөз бойынша, мысалы «Мәзір», жаңа пациенттің алғашқы хабарламасына немесе чаттан «Мәзір жіберу» батырмасымен қолмен.
• Немен жауап береді: мәтін, келесі мәзір, 15 МБ-қа дейінгі PDF прайс немесе фото, геолокация сұрауы.
• Не істейді: диалогты «Менеджерді күтуде» белгісімен менеджерге береді, чатқа тег қояды, CRM-де мәміле ашады немесе жылжытады.
• WhatsApp шектеуі: бот пациенттің хабарламасына 24 сағат ішінде ғана жауап береді. Мәзірді бірінші болып немесе жаппай таратуда жіберуге болмайды, ол үшін батырмалы үлгілер бар.

Бот «Үлгілер» бөлімінің «Мәзір-боттар» қойындысында «Бот жасау» батырмасымен жиналады. Бот не істей алатынын және қай салаларға сай келетінін «WhatsApp-қа арналған чат-бот» мақаласынан оқыңыз, ал қадамдық баптау мәзір-боттар нұсқаулығында.

Неге пациенттермен әкімшінің жеке нөмірінен жұмыс істемеген жөн?

Өйткені пациенттер базасы қызметкермен немесе оның телефонымен бірге кетеді. Ресми арнада хат алмасу мен контактілер клиника кабинетінде сақталады, қызметкерлерге қолжетімділік беріледі және алынады.

• Тіркеу бөлімінің бүкіл ауысымы бір терезеде, қатар жауап береді, скриншот жіберіп әуре болмайды.
• Басшы мәселе туралы пікірден емес, хат алмасу мен жауап беру уақытынан біледі.
• Бейресми қосылу тәсілдері қауіпті: Meta мұндай нөмірлерді бұғаттайды, нөмірмен бірге пациенттер базасы да кетеді.

WhatsApp-та пациентке ескерту қанша тұрады?

UTILITY үлгісімен жіберілген бір ескерту 13,60 ₸ тұрады. Стоматология айына 500 ескерту жіберсе, бұл 6 800 ₸ және желі жазылымы айына 29 900 ₸.

29 900 ₸ жазылымға чаттары бар кабинет, команданың ортақ чаты, иесі және 3 қызметкер, база бойынша жаппай тарату (хабарламалардың өзі бөлек төленеді), Bitrix24 және amoCRM интеграциялары, ашық API және вебхуктер кіреді. WazzaBee CRM, ЖИ-офис және телефония бөлек қосылады.

Хабарламаларды Meta өз ережелері бойынша тарифтейді. 2026 жылғы 1 қазаннан бастап Қазақстан Meta үшін жеке нарыққа айналды, сервистік жауаптар да ақылы болды.

Онлайн жазылу мен автоматты ескертуді қайдан алуға болады?

Онлайн жазылуды, дәрігерлер күнтізбесін және жазылу уақыты бойынша ескертуді WazzaBee CRM береді, ол желіден бөлек сатылады. CRM-де «Роботтар» бөлімі бар, онда «Маманға жазылу» бағаны және «Визит алдында», «Визиттен кейін» оқиғалары бар.

Робот үлгіге визит күнін, уақытын, маманды және қызметті қояды. Жазылу ауыстырылса, ескерту жаңа уақытқа келеді. Жазылу болдырылмаса немесе пациент келмесе, робот оған жазбайды. Мұны қалай баптау керегі «Жазылу мәртебелері, растау және ауыстыру» нұсқаулығында айтылған.

Клиниканың өз медициналық жүйесі болса, ол растау мен ескертуді ашық REST API арқылы өзі жібере алады. CRM де, өз жүйеңіз де болмаса, үлгі чаттан қолмен немесе база бойынша жаппай таратумен жіберіледі.

Стоматологияда WhatsApp-ты қадам бойынша қалай іске қосуға болады?

1. wazzabee.com сайтында тіркеліп, ресми WhatsApp-ты қосыңыз, бұл 15 минут. Әрекет реті «WhatsApp WABA қосу» нұсқаулығында сипатталған.
2. Тіркеу бөлімінің әкімшілерін «Команда» бөлімінде қосыңыз.
3. «Үлгілер» → «HSM (WABA)» → «Құру» ашып, UTILITY санатында растау, ескерту, емнен кейінгі хабарлама және қайта тексеру үлгілерін жасаңыз. «Мақұлданды» мәртебесін күтіңіз.
4. «Автожауаптар» бөлімінде «Алғашқы хабарлама» мен «Жұмыстан тыс уақыт» ережелерін қосып, клиника кестесін көрсетіңіз.
5. «Үлгілер» → «Мәзір-боттар» бөлімінде бағалар, мекенжай және «Әкімшіні шақыру» батырмасы бар мәзір жинаңыз.
6. Ескертулер қалай кететінін шешіңіз: чаттан қолмен, база бойынша жаппай таратумен, WazzaBee CRM роботтарымен немесе өз жүйеңізден API арқылы.

Медицинаға арналған барлық сценарий, жазылуды растаудан бастап бақылау тексерісіне шақыруға дейін, «Клиникаға арналған WhatsApp» бетінде жиналған.